Käsittelysopimus

1. Osapuolet, tarkoitus ja roolijako

1.1Rekisterinpitäjä on palvelun käyttäjä eli vuokranantaja. Hän päättää, kenen tietoja palveluun tallennetaan ja mihin niitä käytetään.

1.2Käsittelijä on Lampin vuokravehkeet Oy (y-tunnus 3304139-4), joka harjoittaa tätä toimintaa aputoiminimellä Asuntohallinto.

1.3Tämä sopimus on tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu sopimus. Se on osa käyttöehtoja ja syntyy tilin luomisen yhteydessä.

1.4Roolijako koskee vain kohdassa 2.5 lueteltujen rekisteröityjen ryhmien tietoja. Käyttäjän omista tiedoista – käyttäjätili, istunnot, tietoturvaloki, pääsylokit ja postituslista – Lampin vuokravehkeet Oy on itse rekisterinpitäjä, ja niistä kerrotaan tietosuojaselosteessa. Tämä sopimus ei koske niitä.

2. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

2.1Kohde: vuokrasuhteen hoitamiseen liittyvät henkilötiedot, jotka rekisterinpitäjä tallentaa palveluun.

2.2Luonne ja tarkoitus: tietojen tallentaminen ja säilyttäminen, määräaikojen laskenta, asiakirjaluonnosten muodostaminen, tietojen näyttäminen rekisterinpitäjälle ja niiden luovuttaminen takaisin hänelle, vuokrakohteen tulojen, menojen, poistokohteiden ja muiden omistajien tietojen näyttäminen sille palvelun käyttäjälle, jolle rekisterinpitäjä on antanut pääsyn kohteeseen, sekä viestien lähettäminen rekisteröidyille rekisterinpitäjän ohjeesta ja rekisterinpitäjän palveluun tuomien tiedostojen käsittely. Käsittelijä ei käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

2.3Kesto: käsittely jatkuu niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa, ja päättyy kohdan 10 mukaisesti.

2.4Henkilötietoryhmät: nimi, postiosoite, yhteystiedot ja sovitut sähköiset viestintäkanavat; vuokrasuhteen tiedot, kuten vuokra-aika, vuokra, vakuus, määräajat ja ilmoitusten lähetyspäivät; henkilötunnus silloin, kun rekisterinpitäjä sen tallentaa; sisään- ja ulosmuuttotarkastusten havainnot ja valokuvat; vuokrakohteen muiden omistajien nimet ja omistusosuudet; sekä rekisterinpitäjän tallentamat liitteet ja tositteet, vuokranmaksujen ja muiden maksujen kirjaukset kulutustietoineen ja vika- ja huoltomerkinnät siltä osin kuin ne koskevat kohdan 2.5 rekisteröityjä.

2.5Rekisteröityjen ryhmät: vuokralaiset, takaajat, asukkaat sekä vuokrakohteen muut omistajat.

2.6Palvelua ei ole tarkoitettu tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettujen erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn, eikä rekisterinpitäjä tallenna niitä palveluun. Rekisterinpitäjä voi tallentaa palveluun alaikäisen henkilötietoja, kun se on tarpeen vuokrasuhteen hoitamiseksi, esimerkiksi alaikäisen vuokralaisen tai asukkaan tiedot. Rekisterinpitäjä vastaa tällöin käsittelyn lainmukaisuudesta.

2.7Henkilötunnus on vapaaehtoinen kenttä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötunnuksen käsittelylle on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste ja että tietosuojalain (1050/2018) 29 §:ssä säädetty edellytys täyttyy. Käsittelijällä ei ole tähän tietoon omaa oikeusperustetta.

3. Käsittely vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan

Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan a alakohta.

3.1Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.

3.2Palvelun toimintojen käyttäminen on ohje: kun rekisterinpitäjä tallentaa, muuttaa tai poistaa tiedon, muodostaa asiakirjan taikka antaa toiselle käyttäjälle pääsyn kohteeseen tai peruu sen, hän antaa samalla ohjeen käsitellä tietoa siten. Muut ohjeet annetaan kirjallisesti osoitteeseen info@asuntohallinto.fi.

3.3Jos ohje on käsittelijän näkemyksen mukaan tietosuojasääntelyn vastainen, käsittelijä ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle eikä toteuta ohjetta ennen kuin asia on selvitetty.

3.4Käsittelijä siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle vain, jos unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö sitä edellyttää. Tällöin käsittelijä ilmoittaa vaatimuksesta rekisterinpitäjälle ennen käsittelyä, jollei laki kiellä ilmoittamista tärkeän yleisen edun vuoksi.

4. Salassapito

28 artiklan 3 kohdan b alakohta.

4.1Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden on niitä tehtäviensä hoitamiseksi käsiteltävä, ja vain siinä laajuudessa kuin tehtävä edellyttää.

4.2Heitä sitoo salassapitovelvollisuus, joka jatkuu tehtävän ja tämän sopimuksen päättymisen jälkeen.

5. Turvatoimet (32 artikla)

28 artiklan 3 kohdan c alakohta.

5.1Käsittelijä toteuttaa 32 artiklassa tarkoitetut tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Niihin kuuluvat ainakin seuraavat:

• henkilötunnukset, kohdassa 2.5 tarkoitettujen rekisteröityjen nimet ja yhteystiedot sekä palveluun tallennetut tiedostot ja valokuvat tallennetaan tietokantaan salattuina;
• salasanoista tallennetaan vain tiiviste;
• vuokrasuhteen tallentaminen edellyttää kaksivaiheisen tunnistuksen käyttöönottoa;
• salausavaimet säilytetään tietokannan ulkopuolella;
• pääsy palvelimelle on rajattu;
• varmuuskopiot ovat salattuja, ja ne säilytetään EU:n alueella.

6. Alikäsittelijät

28 artiklan 3 kohdan d alakohta sekä 2 ja 4 kohta.

6.1Rekisterinpitäjä antaa käsittelijälle yleisen ennakkoluvan käyttää alikäsittelijöitä tämän kohdan mukaisesti.

6.2Alikäsittelijä on saksalainen Hetzner Online GmbH, joka tuottaa palvelimen, varmuuskopioiden säilytyksen ja sähköpostin välityksen.

6.3Palvelin sijaitsee Suomessa ja varmuuskopiot Suomessa ja Saksassa. Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

6.4Käsittelijä ilmoittaa etukäteen, jos alikäsittelijä vaihtuu tai uusi otetaan käyttöön. Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta; jos muutos on käsittelijälle välttämätön, rekisterinpitäjä voi irtisanoa sopimuksen ja saada tietonsa kohdan 10 mukaisesti.

6.5Käsittelijä asettaa alikäsittelijälle samat velvoitteet kuin sillä itsellään on tämän sopimuksen nojalla, ja vastaa alikäsittelijän työstä kuin omastaan.

6.6Kävijämittauksen ja mainonnan palveluita käytetään vain palvelun julkisilla sivuilla ja vain suostumuksella, ei hallintasovelluksessa eikä vuokralaisille tarkoitetuilla sivuilla. Niistä kerrotaan tietosuojaselosteessa.

7. Avustaminen rekisteröidyn oikeuksissa

28 artiklan 3 kohdan e alakohta; 12–22 artikla.

7.1Rekisteröidyn pyyntöön vastaa rekisterinpitäjä. Käsittelijä ei vastaa suoraan rekisteröidylle, ellei rekisterinpitäjä niin ohjeista.

7.2Jos pyyntö saapuu käsittelijälle, se välitetään rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä, ja käsittelijä kertoo pyynnön esittäjälle, kenelle pyyntö on toimitettu.

7.3Käsittelijä avustaa asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein siinä, että rekisterinpitäjä voi täyttää velvollisuutensa vastata pyyntöihin, jotka koskevat pääsyä tietoihin, oikaisua, poistoa, käsittelyn rajoittamista, siirtämistä ja vastustamista.

7.4Kohdan 2.5 rekisteröityjen informointi (13 ja 14 artikla) on rekisterinpitäjän velvollisuus.

8. Avustaminen 32–36 artiklan velvoitteissa

28 artiklan 3 kohdan f alakohta.

8.1Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää käsittelyn turvallisuutta, tietoturvaloukkauksia ja vaikutustenarviointia koskevien velvoitteiden noudattamisessa ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja ne tiedot, jotka ovat käsittelijän saatavilla.

8.2Tietoturvaloukkauksesta käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan loukkauksen tietoonsa (33 artiklan 2 kohta). Ilmoitus lähetetään käyttäjätilin sähköpostiosoitteeseen.

8.3Ilmoitus valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa on rekisterinpitäjän velvollisuus (33 artiklan 1 kohta), ei käsittelijän. Sama koskee ilmoitusta rekisteröidylle (34 artikla).

8.4Ilmoituksessa kerrotaan se, mitä siinä vaiheessa tiedetään: loukkauksen luonne, sitä koskevat tietoluokat, arvioidut seuraukset ja toteutetut toimenpiteet. Puuttuvat tiedot toimitetaan sitä mukaa kuin ne selviävät.

8.5Käsittelijä toimittaa pyynnöstä kuvauksen käsittelystä ja suojatoimista, jotta rekisterinpitäjä voi tarvittaessa tehdä vaikutustenarvioinnin ja kuulla valvontaviranomaista.

9. Säilytysajat

9.1Säilytysaika on enimmäisaika, ei tavoite. Rekisterinpitäjä voi valita lyhyemmän ajan ja poistaa tiedot aiemmin, ja käsittelijä mahdollistaa sen.

9.2Vuokrasuhdetietojen ja henkilötunnuksen säilytysajan ankkuri on sen verovuoden päättyminen, jonka aikana vuokrasuhde päättyi – ei käyttäjätilin voimassaolo. Takaajan tiedot seuraavat saman vuokrasuhteen ankkuria.

9.3Säilytysaika on loppuvuosi ja kuusi täyttä vuotta: vuokrasuhteen päättymisvuosi loppuun, ja sen jälkeen kuusi täyttä kalenterivuotta. Esimerkiksi 15.3.2027 päättynyt vuokrasuhde säilyy vuoden 2033 loppuun.

9.4Yksittäisen vuokrasuhteen tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos perintä, tuomio tai riita on kesken.

9.5Henkilötunnusta ei tyhjennetä automaattisesti asiakirjan laatimisen jälkeen. Rekisterinpitäjä saa poistaa kentän itse.

9.6Palvelu poistaa vuokrasuhdetiedot automaattisesti kohdassa 9.3 tarkoitetun ajan kuluttua. Poistosta ilmoitetaan rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen vähintään 30 päivää ennen, eikä poistoa tehdä ilman ilmoitusta. Rekisterinpitäjä voi merkitä yksittäisen vuokrasuhteen säilytettäväksi pidempään kohdassa 9.4 tarkoitetussa tilanteessa.

10. Tietojen poisto tai palautus käsittelyn päättyessä

28 artiklan 3 kohdan g alakohta.

10.1Käsittelyn päättyessä rekisterinpitäjä valitsee, palautetaanko henkilötiedot hänelle vai poistetaanko ne. Valinta tehdään ennen tilin sulkemista tai poistoa.

10.2Palautus tapahtuu yleisesti käytetyssä koneluettavassa muodossa.

10.3Poisto tuotantotietokannasta on välitön.

10.4Poistettu tieto häviää varmuuskopioista viimeistään 60 päivän kuluttua poistosta.

10.5Käsittelijä ei säilytä kopioita palautuksen tai poiston jälkeen, ellei unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellytä säilyttämistä. Viimeksi mainituissa tapauksissa käsittelijä kertoo, mistä aineistosta ja mihin asti on kyse.

10.6Jos käyttäjätili poistetaan sen säilytysajan päätyttyä, poistosta ilmoitetaan käyttäjätilin sähköpostiosoitteeseen vähintään 30 päivää ennen. Rekisterinpitäjä tekee kohdan 10.1 valinnan ilmoitusajan kuluessa; tiedot, joita ei ole sinä aikana palautettu hänelle, poistetaan tilin mukana.

11. Auditointi ja tarkastukset

28 artiklan 3 kohdan h alakohta.

11.1Käsittelijä saattaa rekisterinpitäjän pyynnöstä hänen saatavilleen kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi.

11.2Rekisterinpitäjä voi tehdä tarkastuksen tai teettää sen valtuuttamallaan riippumattomalla tarkastajalla, joka on sitoutunut salassapitoon. Tarkastus tehdään enintään kerran kalenterivuodessa, jollei tietoturvaloukkaus tai valvontaviranomaisen vaatimus edellytä muuta. Tarkastuksesta ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen, ja se tehdään siten, ettei se vaaranna muiden rekisterinpitäjien tietojen suojaa eikä palvelun toimintaa.

11.3Kohdan 11.1 mukaiset tiedot, selvitykset ja itsearvioinnit käsittelijä toimittaa maksutta. Kohdan 11.2 mukaisesta tarkastuksesta vastaa kustannuksineen rekisterinpitäjä.

11.4Jos tarkastuksessa havaitaan käsittelijän olennainen laiminlyönti tässä sopimuksessa tai tietosuoja-asetuksessa asetetuissa velvoitteissa, käsittelijä vastaa tarkastuksen kohtuullisista kustannuksista.

11.5Käsittelijä osallistuu tarkastukseen ja avustaa siinä. Jos tarkastuksessa havaitaan puute, käsittelijä korjaa sen ja kertoo rekisterinpitäjälle, mitä on tehty.

12. Voimassaolo, versiointi ja ristiriidat

12.1Sopimus on voimassa niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa ja käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

12.2Tämän sopimuksen versio on 2.0.0, ja se on voimassa 8.10.2026 alkaen. Hyväksytty versio ja hyväksymisaika tallennetaan tiliin. Aiemmat versiot säilytetään, ja rekisterinpitäjä saa hyväksymänsä version pyynnöstä osoitteesta info@asuntohallinto.fi.

12.3Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjätilin sähköpostiosoitteeseen vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa, ja uusi versio hyväksytään erikseen.

12.4Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat ristiriidassa, tämä sopimus on ensisijainen siltä osin kuin kyse on kohdassa 2.5 tarkoitettujen rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä.

12.5Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Riidanratkaisusta määrätään käyttöehtojen kohdassa 12.

12.6Osapuolten välisestä vastuusta määrätään käyttöehtojen kohdassa 7. Tämä ei rajoita rekisteröidyn oikeutta korvaukseen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan nojalla.

13. Yhteydenotot

13.1Tähän sopimukseen liittyvät ilmoitukset, ohjeet ja pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@asuntohallinto.fi. Käsittelijän ilmoitukset lähetetään käyttäjätilin sähköpostiosoitteeseen.

13.2Lampin vuokravehkeet Oy (y-tunnus 3304139-4), aputoiminimi Asuntohallinto. Muut yhteystiedot: yhteystietosivu.